Шесть стратегий противодействия мошенничеству в бизнесе

Мошенничество является серьезной проблемой, с которой сталкиваются организации всех типов, размеров и отраслей. Оно проявляется по-разному, но в целом его разделяют на три категории: незаконное присвоение активов, коррупция и махинации с финансовыми отчетами. Незаконное присвоение активов, составляет 90% всех изученных случаев мошенничества. Это схемы, в которых сотрудник ворует или использует ресурсы своей компании. Примерами незаконного присвоения активов является кража денежных средств до или после их учета, предъявление ложных требований о возмещении расходов и / или получения не денежных активов организации.

Мошенничество с финансовыми отчетами составляет менее 5% случаев. Такое проявление злодеяния наносит средний ущерб. Схемы предусматривают пропуск или умышленно некорректное представление информации в финансовых отчетах компании. Это может быть в форме фиктивных доходов, скрытых обязательств или завышенных активов.

Для организации, большой или маленькой, жизненно важно иметь план предотвращения мошенничества. В результате исследования Ассоциации сертифицированных экспертов по мошенничеству было установлено, что злодеяния в среднем продолжаются 18 месяцев до момента их разоблачения. Только представьте себе, какие потери может понести компания, если сотрудник осуществляет мошенничество в течение 1,5 года. К счастью, существуют способы минимизировать случаи мошенничества, внедряя различные процедуры и средства контроля.

1. Изучайте своих сотрудников.
Лица, совершившие мошенничество, часто проявляют поведенческие черты, которые могут указывать на намерение совершить неправомерные действия. Общение и внимание к сотрудникам могут помочь руководителю определить потенциальный риск мошенничества. Для руководства крайне важно прислушиваться к своим подопечным, установить с ними доверительные отношения для улучшения понимания. Часто изменение отношения может подсказать о возможном риске. Такое поведение поможет выявить не только риски, но и внутренние проблемы, которые необходимо решить.

Например, когда сотруднику не хватает признания со стороны владельца бизнеса или у него присутствует гнев на своего босса, это может привести его или ее к мошенничеству в качестве способа мести. Любое поведенческое изменение должно заставить руководителя обратить пристальное внимание на этого сотрудника. Это поможет не только минимизировать потери от факта мошенничества, но и сделать организацию лучше и эффективнее с более счастливыми работниками. Активное общение с коллегами может также выявить другие подсказки. Рассмотрим сотрудника, проработавшего в вашей компании 15 лет, и теперь работает 65 часов в неделю вместо 40, потому что два сотрудника были уволены.

Беседа с работником показала, что в дополнение к его новой, более тяжелого рабочей нагрузки, его брат потерял свою работу и его семья переехала в дом сотрудника. Это может быть сигналом потенциального риска мошенничества. К сожалению, очень часто, неправомерные действия осуществляет сотрудник, о котором руководитель даже не думает. Именно поэтому, крайне важно знать своих работников и привлекать их к разговору.

2. Информировать сотрудников / настроить систему отчетности.
Осведомленность влияет на всех работников. Каждый в организации должен быть ознакомлен с политикой риска мошенничества, включая виды мошенничества и связанные с ними последствия. Те, кто планирует осуществить злодеяния, должен осозновать, что руководство следит, и этот фактор может быть сдерживающим. Честным сотрудникам, у которых нет соблазна совершить мошенничество, также необходимо сообщить о возможных признаках мошенничества или кражи. Именно такие сотрудники являются важным активом в борьбе с мошенничеством. Однако, многие из них не решаются сообщать об инцидентах своим работодателям, поэтому стоит рассмотреть возможность создания анонимной системы отчетности.

3. Внедрить внутренний контроль.
Внутренний контроль - это планы и / или программы, которые реализуются для защиты активов компании, обеспечение целостности ее бухгалтерских записей, а также для предупреждения и выявления мошенничества. Распределение обязанностей является важным компонентом внутреннего контроля, который поможет снизить риск возникновения злодеяния. Например, в розничном магазине один кассир, один продавец и один менеджер. Кассовые чеки и квитанции чекового регистра должны быть подсчитаны одним сотрудником, в то время как другой готовит депозитный чек, а третий приносит депозит в банк. Это может помочь выявить любые разночтения.

Документация является еще одним инструментом внутреннего контроля, который может помочь уменьшить риск мошенничества. Рассмотрим пример выше: если квитанции о продаже и подготовку банковского депозита описаны в бухгалтерских книгах, владелец бизнеса может просматривать документацию ежедневно или еженедельно, чтобы убедиться, что квитанции были депонированы в банк. Кроме того, убедитесь, что все чеки, заказы на покупку и счета-фактуры пронумерованы последовательно.

Программы внутреннего контроля должны контролироваться и пересматриваться на постоянной основе, чтобы обеспечить их эффективность и актуальность с учетом технологических и других достижений. Если в компании отсутствует процесс внутреннего контроля или программа предотвращения мошенничества, следует нанять профессионала с опытом работы в этой области. Эксперт проанализирует политику и процедуры компании, порекомендует соответствующие программы и поможет в реализации.

4. Контролировать отпускные балансы.
Подозрение могут вызвать работники, которые не пропустили ни одного года работы. Хотя это можно трактовать как проявление лояльности с их стороны, но в то же время это является одним из признаков того, что этим работникам есть что скрывать, и они обеспокоены тем, что кто обнаружит их злодеяния, если они не будут присутствовать в офисе в течение определенного времени. Для проверки можно попробовать перевести сотрудников на различные рабочие места в компании. Это также может выявить мошеннические действия, поскольку одним работникам проверять действия других.

5. Нанять экспертов.
Сертифицированные эксперты по противодействию мошенничеству (CFE), сертифицированные бухгалтера (CPA) и CPAs, имеющих сертификат Financial Forensics (CFF), могут помочь в разработке политики и мер по борьбе с мошенничеством. Вышеупомянутые специалисты могут предоставить широкий спектр услуг от полного аудита внутреннего контроля и судебно-медицинской экспертизы в общих и базовых консультаций.

6. Корпоративная культура.
Положительная рабочая среда может предотвратить риск мошенничества и кражи со стороны сотрудников. В общем, в любой компании должна быть четкая организационная структура, письменные правила и процедуры, а также справедливая практика трудоустройства. Политика открытости также может обеспечить отличную систему противодействия мошенничеству, поскольку она предоставляет сотрудникам открытые линии связи с руководством. Владельцы бизнеса и высшее руководство должны быть примером и привлекать каждого работника к ответственности за свои действия, независимо от должности.

В дополнение к превентивным стратегиям в компании также должны быть методы обнаружения, о которых должен знать каждый сотрудник. Важно постоянно отслеживать и обновлять стратегии выявления мошенничества, чтобы обеспечить их эффективность. При документации стратегии необходимо задействовать лиц или группы, ответственные за каждую задачу. После того, как окончательный план противодействия мошенничеству будет завершено, все сотрудники должны быть осведомлены о нем и о том, как он будет реализован.

Сообщение об этом работникам компании само по себе является профилактическим методом. Понимание того, что организация следит и будет принимать дисциплинарные меры, может помешать планам сотрудников совершить неправомерные действия.

Те, кто хотят совершить мошенничество, не допускают дискриминации. Это может произойти в больших или небольших компаниях в различных отраслях и географических регионах. Профессиональное мошенничество может привести к огромным финансовым потерям, судебным расходам и разрушению репутации, что в конечном итоге приведет к краху организации. Наличие надлежащих планов и четких стратегий может значительно уменьшить риск возникновения мошеннических действий. Ознакомление сотрудников с политикой компании является одним из лучших способов предотвращения мошенничества. Помните, что стоимость попыток противодействия мошенничеству для бизнеса значительно дешевле, чем стоимость мошенничества, которое совершается.